Hằng ngày, các kế toán phải làm một khối lượng công việc khổng lồ bao gồm: tập hợp chứng từ, ghi chép các nghiệp vụ, hoạt động phát sinh trong ngày của doanh nghiệp; hệ thống các chứng từ kế toán vào sổ sách; tổng hợp các số liệu để lập báo cáo,… Các số liệu nhiều và phức tạp khiến cho công việc của kế toán luôn gặp khó khăn. Cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, phần mềm kế toán đã ra đời như một giải pháp tuyệt vời cho công tác quản trị tài chính. Vậy phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán được hiểu đơn giản là công cụ giúp các nhân viên kế toán thực hiện các thao tác nghiệp vụ như ghi chép, tính toán, tổng hợp, xuất dữ liệu…một cách tự động, nhanh chóng và chính xác dựa trên dữ liệu đầu vào do nhân viên cung cấp. Việc sử dụng phần mềm sẽ giải quyết được các vấn đề về sổ sách kế toán, nhật kí của công ty, khai thuế, thu nợ, xử lí các khoản tiền mặt, thanh toán nợ và trả lương cho nhân viên một cách chính xác và hiệu quả, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và chi phí. Đồng thời, phần mềm cũng giúp các doanh nghiệp trong việc làm các báo cáo tài chính và đưa ra dự báo tiền mặt khi cần thiết.
Đây là một ứng dụng hệ thống thông tin quan trọng để doanh nghiệp hiểu rõ tình hình cả trong và ngoài của họ, đo lường mức độ hiệu quả của hoạt động kinh doanh sản xuất và điều hành liên doanh thành công với các tập đoàn lớn.
Phần mềm kế toán có thể đáp ứng được đầy đủ mọi nghiệp vụ từ cơ bản đến chuyên sâu cũng như phù hợp cho mọi lĩnh vực, ngành nghề, từ quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Để lựa chọn phần mềm kế toán tốt, doanh nghiệp phải phân tích kĩ càng các lựa chọn có sẵn trên thị trường và chọn giải pháp phù hợp nhất với tổ chức của mình. Ngoài ra, cần phải hiểu rõ những khái niệm căn bản về phần mềm kế toán là gì?
1, Các chức năng chính của phần mềm kế toán:
Là hồ sơ ghi lại toàn bộ các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp. Sổ cái chứa thông tin tài khoản cần thiết để lập báo cáo tài chính, và bao gồm các tài khoản khác như tài sản, nợ phải trả, chủ sở hữu, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí.
Ngoài ra phần mềm kế toán còn bao gồm các module ghi nhận những giao dịch, đơn hàng từ phía khách hàng và nhà cung cấp: phải thu, phải trả, thanh toán, hóa đơn,…
2, Lợi ích của phần mềm kế toán:
Việc nhập dữ liệu để tiến hành xử lý sẽ dễ dàng nhanh chóng hơn nhờ vào phần mềm kế toán import trực tiếp từ các nguồn đầu vào. Người kế toán không phải xử lý thủ công, vừa mất thời gian vừa tốn công sức như trước kia nữa.
Phần mềm kế toán còn giảm khối lượng thời gian kế toán viên phải bỏ ra để ghi nhận các tài khoản và giảm chi phí kiểm toán bởi hệ thống bảo vệ tính chính xác của dữ liệu.
Bên cạnh đó, phần mềm còn cho phép lập hóa đơn nhanh chóng, chính xác và cải thiện thời gian xuất báo cáo đáng kể bởi báo cáo có thể lập trực tiếp trên phần mềm. Tất cả các tài liệu bao gồm hóa đơn, ghi chú tín dụng, đơn đặt hàng, báo cáo và bảng lương cũng có thể được tạo tự động.
Chức năng phân quyền của phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp bảo mật hồ sơ tài chính ở mức cao nhất bởi chỉ có những người được cấp quyền mới có thể truy cập vào dữ liệu.
Phần mềm kế toán không chỉ giúp giảm thiểu lỗi của con người trong tính toán, mà còn giúp thu được những hiểu biết sâu sắc mà chúng ta khó mà thấy trong hình dạng giấy tờ, chẳng hạn như các dự báo doanh số trong quý tới, xác định mặt hàng tồn đọng, hoặc đâu là dịch vụ ít sinh lợi nhất…. Đây là một tính năng ưu điểm nhất của phần mềm kế toán bởi nó cung cấp cho người dùng cái nhìn toàn cảnh về doanh nghiệp. Báo có thể tùy chỉnh trực tiếp trên phần mềm, do đó, nhân viên có thể dễ dàng tạo các bộ dữ liệu cụ thể về vấn đề cần đánh giá, phân tích. Báo cáo về dữ liệu kinh doanh rất quan trọng trong việc ra quyết định.
Chính vì những lý do này, việc xác định được phần mềm kế toán là gì và những lợi ích mà nó đem lại sẽ giúp các kế toán viên và doanh nghiệp đưa ra sự đầu tư đúng đắn nhất.
3, Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm kế toán:
– Các doanh nghiệp nhỏ đang mở rộng:
Khi mở rộng quy mô phát triển, doanh nghiệp cần nâng cấp phần mềm kế toán để có thể xử lý các chức năng phức tạp hơn như dự báo nhu cầu, xử lý khối lượng dữ liệu lớn hơn.
Các doanh nghiệp đang mở rộng có thể muốn nâng cấp khả năng kế toán của mình vì nhiều lí do khác nhau nhưng điều kiện tiên quyết là họ đã đạt đến một trình độ phát triển nhất định và cần một phần mềm có khả năng đặc thù của ngành.
– Doanh nghiệp lớn:
Các công ty lớn hơn thường có hệ thống quản lý, vận hành dự án cũng như nhân sự và các nguồn tài nguyên khác khá cồng kềnh. Do vậy phần mềm kế toán có khả năng xử lý tài khoản định khoản các công ty con để giải quyết vấn đề hoạt động đa quốc gia và sự khác biệt tiền tệ, ngoài ra còn cung cấp thêm các chức năng khác cần thiết khác cho các tập đoàn lớn.
4, Thế nào là một phần mềm kế toán hiệu quả
Hiện nay, việc sử dụng các phần mềm kế toán cho doanh nghiệp ngày càng phổ biến. Vậy thế nào thì được coi là phần mềm kế toán hiệu quả mà quý doanh nghiệp nên lựa chọn? Đây là những tiêu chí mà quý khách hàng cần phải nắm vững sau khi biết được phần mềm kế toán là gì.
a. Thuận tiện và dễ sử dụng
Tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn phần mềm hiệu quả là sự đơn giản, thuận tiện và dễ dàng sử dụng. Khi sử dụng một phần mềm kế toán đơn giản thì những nhân viên kế toán của doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm hiểu và tiếp cận phần mềm một cách nhanh chóng. Khi phần mềm càng dễ sử dụng thì những người sử dụng sẽ không quá khó khăn để thích ứng với phần mềm và sử dụng một cách hiệu quả.
Các thông tin cung cấp ở trên đã phần nào giải đáp được câu hỏi Phần mềm kế toán là gì. Những hiểu biết căn bản này sẽ là cơ sở để doanh nghiệp thiết lập được các tiêu chí để chọn phần mềm kế toán thích ứng với mình và tận dụng được thế mạnh của nó.
b. Đáp ứng được đầy đủ các nghiệp vụ kế toán
Một phần mềm kế toán tốt phải đảm bảo đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản như kế toán vốn bằng tiền, mua – bán hàng,… Ngoài ra, phần mềm đó còn phải được mở rộng tích hợp nhiều các tính năng khác để có thể đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp ở hiện tai và tương lai.
c. Thông tin về các thông tư mới thường xuyên được cập nhật
Khi sử dụng những phần mềm này mà có tính năng tự cập nhật thông tin về các Thông tư mới sẽ giúp cho những nhân viên kế toán không còn nỗi lo sợ sẽ không kịp thời cập nhật các thông tư, điều luật mới để tránh được những trường hợp đáng tiếc xảy ra. Phần mềm sẽ cung cấp các hệ thống báo cáo tài chính theo mẫu quy định mới nhất của luật kế toán Việt Nam và theo tiêu chuẩn của hệ thống kế toán quốc tế.
d. Sản phẩm dịch vụ uy tín, chất lượng
Để biết được đó có phải là một phần mềm tốt hay không bạn nên tìm hiểu và cân nhắc thật kỹ nhà cung cấp. Để biết được điều này, bạn nên tìm hiểu về sự phản hồi, sự hài lòng của khách hàng với sản phẩm dịch vụ của nhà cung cấp cũng như uy tín, chất lượng và thái độ phục vụ để có được lựa chọn phù hợp.
Trên đây là một số chia sẻ của An Hòa về phần mềm kế toán, hy vọng quý khách hàng đã phần nào hiểu được phần mềm kế toán là gì cũng như những lợi ích tuyệt với mà nó mang lại. Nếu bạn còn phân vân nên mua phần mềm kế toán nào hay vẫn còn điều gì thắc mắc vui lòng để lời lời nhắn hoặc nhấc điện thoại và gọi cho An Hòa để được tư vấn và hỗ trợ phần mềm kế toán tốt nhất với chi phí hợp lý nhất, thời gian nhanh nhất.
