MỘT SỐ SAI SÓT KẾ TOÁN CẦN CHÚ Ý

I) Sai sót khi làm kế toán thuế
1.1. Đối với hoá đơn mua hàng
– Không kiểm tra kỹ thông tin trên hoá đơn các nội dung: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ dẫn đến thông tin kê khai sai hoặc thông tin của công ty khác.
– Với các hoá đơn tiền điện, tiền nước doanh nghiệp đi thuê địa điểm kinh doanh thanh toán trực tiếp cho cho nhà cung cấp điện, nước hoặc thanh toán với chủ sở hữu cho thuê địa điểm kinh doanh thì phải có đầy đủ chứng từ: Hoá đơn thanh toán tiền điện, nước hoặc Chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và Hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thì sẽ được tính vào chi phí được trừ nhưng không được khẩu trừ thuế GTGT đầu vào.
– Hoá đơn mua vào không có dấu của giám đốc hoặc thiếu chữ ký của bên mua hàng.
– Hoá đơn mua vào trên thông tin có bảng kê nhưng lại không xin bảng kê chi tiết đi kèm nên thiếu dữ liệu để hạch toán
– Hoá đơn mua vào không xuất tại nơi xuất hàng mà nhận hoá đơn do người bán đem đến (dễ bị nhận hoá đơn giả)
– Các bảng kê hoá đơn mua vào :
+ Ghi không đầy đủ cột mục theo qui định.
+ Cột ngày chứng từ ghi không theo đúng định dạng dd/mm/yyyy (ghi sai là 01/30/2002 hoặc 30-Jan-02, 2002-01-30 v.v…)
+ Trong bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra không ghi đúng thứ tự số hoá đơn đã sử dụng, không kê hoá đơn đã huỹ vào bảng kê, đồng thời cũng dễ bị kê khai trùng nhiều lần cho cùng một hoá đơn.
+ Không lập bảng kê riêng đối với hàng hoá bán ra không chịu thuế GTGT (như hàng đại lý bán đúng giá)
1.2. Đối với hoá đơn bán hàng
– Lập bảng kê khách lẻ, kê khai thuế rồi nhưng quên không viết vào hoá đơn
– Hoá đơn viết ra giám đốc chỉ ký, đóng dấu liên 2 (giao cho khách hàng) còn liên 1 và liên 3 không ký, đóng dấu nên khi chuẩn bị quyết toán không chuẩn bị kịp.
– Hoá đơn huỷ chưa xé ra khỏi cuống nhưng không gạch chéo cả ba liên làm cho kế toán hiểu nhầm là hoá đơn bán hàng thông thường và hạch toán vào doanh thu nên sai sót
– Hoá đơn huỷ đã xé liên 2 ra khỏi cuống nhưng lại thiếu biên bản huỷ hoá đơn. Hoặc có biên bản huỷ nhưng không kẹp vào liên 2 đã xé nên đánh mất.
– Viết lùi ngày trên hoá đơn là một việc sai rất nặng do kế toán không để ý ngày của hoá đơn trước để viết hoá đơn sau. Trường hợp này hay gặp trong trường hợp các công ty thường trừ hoá đơn lại để xả hàng hoá.
– Không đặt bìa cứng dưới 3 liên khi viết hoá đơn( vì hiện nay dùng hoá đơn đặt in là chính)
– Thiếu chữ ký người mua trên hoá đơn
– Ghi sai dòng thông khách hàng khi viết hoá đơn
– Trong bảng kê HHDV bán ra không ghi đúng số hoá đơn sử dụng, ngày tháng
– Không xuất hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) đối với hàng hóa xuất khẩu ,
– Không xuất hoá đơn đối với doanh thu hàng uỷ thác xuất khẩu.
– Không ghi thuế suất thuế GTGT
– Các bảng kê hoá đơn bán ra:
+ Ghi không đầy đủ cột mục theo qui định.
+ Cột ngày chứng từ ghi không theo đúng định dạng dd/mm/yyyy (ghi sai là 01/30/2002 hoặc 30-Jan-02, 2002-01-30 v.v…)
+ Trong bảng kê hoá đơn mua vào không lập bảng kê riêng đối với những hàng hoá dịch vụ phục vụ cho sản xuất, hàng không chịu thuế GTGT.
II) Các lỗi khi kê khai thuế
– Ghi nhầm người nộp: Là tên giám đốc mà thực chất phải ghi đầy đủ tên của doanh nghiệp
– Chọn nhầm cơ quan thuế cấp cục và cơ quan thuế quản lý.
– Với công ty mới thành lập quên không đăng ký khấu hao TSCĐ theo TT45
– Quên không kê khai mẫu II-1 trong khi công ty phát sinh thêm ngân hàng
a. Kê khai thuế GTGT hàng tháng, hàng quý
– Thiếu chỉ tiêu [22] thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang.

– Cấn trừ số thuế phát sinh âm kỳ này với nợ thuế GTGT chưa nộp của kỳ trước.
– Tính vào số thuế GTGT đầu vào đối với hàng hoá nhập khẩu theo thông báo của Hải Quan, trong khi chưa nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu đó.
– Không kê khai PL01-3/GTGT đối với Doanh nghiệp kinh doanh xe gắn máy, ô tô.
– Không điền đầy đủ thông tin Doanh nghiệp.
– Kê khai nhiều lần cho một hoá đơn hoặc kê khai sai giá trị thật trên hoá đơn
– Khi đã nộp tiền thuế vãng lai ngoại tỉnh nhưng quên không đưa vào chỉ tiêu 39 để khấu trừ.
– Kê khai tờ khai nhập khẩu hàng hoá khi chưa có giấy nộp tiền thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu
– Khi phát sinh gia hạn thuế GTGT mà không tích vào ô gia hạn – trong trường hợp được gia hạn.
– Chỉ tiêu 24 và 25 khác nhau trong khi trong tháng không có sự phân bổ thuế GTGT
– Không nộp tờ khai thuế GTGT tháng, quý đúng hạn.
– Khi có thông báo của bên thuế về việc hoá đơn bỏ trốn thì không kịp thời điều chỉnh, hoặc chỉ điều chỉnh thuế GTGT mà không điều chỉnh tờ khai quyết toán thuế TNDN năm.
– Trong tháng hoặc quý không phát sinh hoạt động mua bán nhưng quên tích vào chỉ tiêu 21
–Báo cáo sử dụng hoá đơn : Không lập báo cáo sử dụng hoá đơn theo định kỳ.( Tháng , Quý, Năm )
b. Kê khai thuế TNCN
– Không xác định được khi nào khai thuế TNCN theo tháng và khi nào thì theo quý.
– Không trừ các khoản nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp khi tính thuế TNCN.
– Không trừ khoản phụ cấp tiền ăn mà Doanh nghiệp phải trả cho người lao động (Không vượt quá 730.000 đồng) khi tính thuế TNCN.
c. Kê khai thuế TNDN
– Không thiết lập đầy đủ hồ sơ về tài sản cố định, mua sắm TSCĐ không có hoá đơn hợp lệ.
– Thiếu bảng đăng ký tiền lương; hạch toán chi phí tiền lương nhưng thiếu hợp đồng lao động; bảng lương không có người ký nhận.
– Thiếu bảng kê hồ sơ quyết toán thuế (liệt kê danh sách hồ sơ đính kèm theo nhằm tránh thất lạc).
– Doanh nghiệp được thụ hưởng chế độ miễn giảm do ưu đãi đầu tư nhưng quên hoặc không biết cách hạch toán và báo cáo quyết toán với cơ quan thuế; hoặc chờ cơ quan thuế đến kiểm tra để xác định số thuế được miễn giảm.
– Không chọn mục gia hạn nộp tiền thuế khi phát sinh thuế doanh nghiệp phải nộp khi có quyết định gia hạn nộp thuế của tổng cục thuế.
III) Các lỗi sai sót khi làm kế toán thuế thường gặp khi hạch toán
3.1. Quên không hạch toán nộp tiền thuế môn bài, hoặc có hạch toán nhưng không thông qua TK 3339
Trích vào chi phí: Nợ TK 6425/ Có TK 3339
Lập phiếu chi: Nợ TK 3339/ Có TK 111
3.2. Khi bị thanh tra thuế bị truy thu thuế TNDN và thuế GTGT nhưng không hạch toán vào chi phí khác, và cuối năm không biết loại chi phí này ra khỏi chi phí hợp lý.
3.3. Khi điều chỉnh giảm thuế GTGT và giảm chi phí hợp lý do hoá đơn bỏ trốn mà không biết điều chỉnh thuế GTGT giảm tại năm phát hiện bằng bút toán
Nợ TK 811
Có TK 1331
3.4. Khi nộp thuế TNDN không thực hiện bút toán trích tính vào chi phí thuế mà chỉ phản ánh nghiệp vụ nộp tiền thuế. Mà thực chất phải qua 2 bút toán sau
Nợ TK 821
Có TK 3334
Sau đó nộp thuế mới hạch toán
Nợ TK 3334
Có TK 111.
3.5. Sai sót khi làm kế toán thuế khi không thực hiện khấu trừ thuế GTGT theo bút toán
Nợ TK 3331
Có TK 133
– Hạch toán bút toán thu công nợ nhưng chọn sai đối tượng khách hàng dẫn đến theo dõi sai công nợ phải thu.
– Hạch toán bút toán trả tiền nhà cung cấp nhưng chọn sai đối tượng nhà cung cấp dẫn đến theo dõi sai công nợ phải trả
3.6. Tồn tại nhiều khoản khách hàng trả thừa, thiếu do khách hàng chuyển số tiền chẵn mà doanh nghiệp bạn xuất hoá đơn lẻ. Phần chênh lệch được xử lý cho đẹp sổ sách và hết công nợ thực tế như sau
Nếu thừa bên nợ 131
Nợ TK 635
Có TK 131
Nếu thừa bên có TK 131
Nợ TK 131
Có TK 515
3.7. Tồn tại nhiều khoản nhà cung cấp trả thừa, thiếu do hoá đơn đầu vào có tổng giá trị thanh toán lẻ, mà doanh nghiệp bạn thanh toán cho nhà cung cấp số tiền chẵn bị chênh lệch . Bạn nên xử lý
Nếu thừa bên nợ TK 331
Nợ TK 635
Có TK 331: Hết công nợ với nhà cung cấp mà DN bạn trả thừa
Nếu thiếu bên có TK 331
Nợ TK 331
Có TK 515
– Hạch toán trả trước cho nhà cung cấp nhầm vào khoản tạm ứng
– Không đối trừ tạm ứng khi nhận hoá đơn mua hàng dẫn đến hạch toán chi hai lần.
– Ngay sau khi lập đề nghị hoàn thuế GTGT, doanh nghiệp đã không hạch toán làm giảm số dư nợ, không hạch toán đồng thời vào tài khoản phải thu phải trã, mà vẫn để số thuế nầy được tiếp tục khấu trừ cho kỳ sau.
– Ngay sau khi nhận được quyết định xử lý, xử phạt… của cơ quan thuế, doanh nghiệp không thực hiện hạch toán ngay vào sổ sách kế toán hiện hành, làm số dư các tài khoản thanh toán với ngân sách khác biệt với số liệu của cơ quan thuế.
– Sổ sách kế toán áp dụng máy vi tính : Định kỳ hàng tháng không in ra toàn bộ sổ sách phát sinh; sổ đã in ra không có số trang, không có giám đốc và kế toán trưởng ký; không tự đóng dấu giáp lai.
IV) Các lỗi sai sót khi làm kế toán thuế thường gặp khi chuẩn bị sổ sách quyết toán thuế
– Thiếu bảng trích khấu hao tài sản cố định hoặc có nhưng phản ánh sai so với hạch toán chi tiết
– Thiếu bảng phân bổ công cu dụng cụ hoặc có nhưng phản ánh sai so với hạch toán chi tiết
– Thiếu hồ sơ nhân viên so với quyết toán thuế TNCN, hoặc chữ ký giữa bảng lương, hồ sơ lương không đồng nhất
– Lập báo cáo quỹ âm một số thời điểm trong năm tài chính
– Không thực hiện đối chiếu lại sổ phụ ngân hàng nên đối chiếu sai sổ tiền gửi ngân hàng
– Không lập báo cáo chi tiết phải thu của khách hàng.
– Không có đối chiếu công nợ phải trả cho nhà cung cấp, hoặc có lập nhưng không có dấu, ký nhận của hai bên
– Không có bảng chi tiết giá thành hoặc có nhưng không rõ ràng các khoản chi phí
– Không có định mức nguyên vật liệu chi tiết
V, Đối với nộp thuế :
– Ghi nhầm tên người nộp là tên cá nhân đi nộp tiền (Phải ghi tên pháp nhân Doanh nghiệp ).
– Không nắm rõ các qui định về thời hạn nộp thuế của từng sắc thuế để chủ động nộp trước ngày hết hạn, bị cơ quan thuế nhắc nộp và bị phạt nộp chậm.
– Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước : Không ghi rõ tài khoản của cơ quan thuế trên giấy nộp tiền, thiếu quan tâm ý nghĩa của những mã hiệu mục lục ngân sách nhà nước có liên quan (cấp, chương, loại, khoản, muc, tiểu mục) để ghi cho đúng.
– Khi phát sinh khoản phải nộp (không thuộc các loại thuế thông thường) đã không lập tờ khai nộp cho cơ quan thuế
VI, Đối với đăng ký thuế:
– Thay đổi kế toán trưởng, địa chỉ kinh doanh, tài khoản và ngân hàng, điện thoại, fax, e-mail…. không đăng ký với cơ quan thuế.
Hoàn thuế GTGT
Hồ sơ chứng minh hàng xuất khẩu :
– Không thuyết minh sự sai biệt giữa hoá đơn và tờ khai Hải quan; giữa hoá đơn và chứng từ thanh toán.
– Thiếu chứng từ thanh toán hợp pháp đối với hàng xuất khẩu .
– Không có xác nhận của Hải quan tại ô 47 của tờ khai Hải quan .
Văn thư đề nghị hoàn thuế (mẫu 10/GTGT) không xác định mình thuộc đối tượng cụ thể nào được hoàn thuế (xuất khẩu hay âm luỹ kế 3 tháng v.v…).
Bảng kê khai tổng hợp số thuế phát sinh đề nghị hoàn không khớp với số thuế GTGT đã kê khai hàng tháng (phải điều chỉnh lại số liệu đã kê khai nhầm trước khi lập hồ sơ hoàn thuế).
Tài khoản đề nghị chuyển số tiền thuế GTGT được hoàn không đúng với số hiệu tài khoản và tên ngân hàng đã đăng ký thuế.

Như vậy, có rất nhiều lỗi mà kế toán thuế có thể gặp phải trong quá trình làm việc. Để tránh sai sót khi làm kể toán thuế. Các bạn nên ghi nhớ, lưu giữ các kinh nghiệm để phục vụ cho quá trình làm kế toán thuế của mình.
Tư Vấn Thuế An Hòa