Sổ sách kế toán cần in với mỗi kế toán sau khi kết thúc 1 năm tài chính cũng là một băn khoăn của các bạn kế toán mới ra trường. Kế toán cần phải in những chứng từ, sổ sách để lưu trữ tại doanh nghiệp. Phục vụ công việc kiểm tra đối chiếu sau này và phục vụ cho quyết toán thuế. Sau đây Tư vấn thuế An Hòa sẽ hướng dẫn cho các bạn Các loại sổ cần in cuối năm và lưu ý về hóa đơn sổ sách.
1. Hồ sơ pháp lý công ty
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Giấy chứng nhận đăng ký mã số Thuế
- Quyết định bổ nhiệm Giám đốc (Tổng giám đốc), Quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng (nếu có KTT) kèm theo CMTND của Giám đốc (Tổng giám đốc) và Kế toán trưởng (nếu có)
- Bản đăng ký Mẫu dấu và chữ ký người chịu trách nhiệm trước pháp luật và người được ủy quyền, thông báo mẫu dấu có xác nhận của sở KHĐT
- Danh sách Hội đồng thành viên (Hội đồng quản trị) công ty và Ban lãnh đạo
- Điều lệ doanh nghiệp, Thỏa ước lao động tâp thể… (nếu có)
- Tờ khai thuế môn bài
- Mẫu 06 đăng ký áp dụng phương pháp kê khai tính thuế GTGT
- Đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định
- Đăng ký áp dụng chế độ kế toán
2. Hồ sơ thuế kê khai theo tháng, quý, năm hoặc theo từng lần phát sinh:
- Tờ khai thuế tháng/ quý
- Tờ khai thuế tạm tính và các tài liệu khác liên quan đến xác định số thuế tạm tính
- Báo cáo tài chính
- Tờ khai quyết toán thuế TNDN kèm phụ lục
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN kèm phụ lục
- Hồ sơ khai thuế theo từng lần phát sinh.
- Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất – nhập khẩu.
3. Hồ sơ lao động
- Hồ sơ xin việc của người lao động gồm: Bản sao công chứng Bằng Đại học và các văn bằng khác cùng bảng điểm; Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương; 01 bản copy chứng minh nhân dân; Giấy khám sức khỏe bản chính; Giấy khai sinh bản sao có công chứng; Đơn xin việc viết tay……
- Hợp đồng lao động (thời hạn và thời vụ, thử việc) … kẹp riêng 1 tệp riêng biệt cho dễ tìm và rà soát
- Các quyết định bổ nhiệm, tăng lương….
4. In sổ kế toán
Sổ in theo hình thức NKC bao gồm:
- Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký chi tiền, Số nhật ký thu tiền
- Sổ tiền gửi ngân hàng: kẹp sổ phụ cùng chứng từ ngân hàng đằng sau sổ
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ chi tiết và sổ tổng hợp công nợ phải thu
- Sổ chi tiết và sổ tổng hợp công nợ phải trả
- Sổ chi tiết hàng hóa, CCDC…. và bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
- Sổ chi tiết tạm ứng, chi tiết phải thu/phải trả khác.
- Sổ chi tiết vay/mượn khác.
- Sổ chi tiết ngân hàng
- Sổ cái các tài khoản: Có tài khoản nào trên bảng CĐ phát sinh tài khoản thì phải có sổ cái TK đó; các khoản nộp NSNN thì kẹp TK 333, các món vay kẹp TK 311,341, Bảng lương, bảng chấm công kẹp cùng TK 334
- Sổ theo dõi TSCĐ, CCDC
- Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
5. Lưu ý khi ký hóa đơn
- Hóa đơn mua vào phần “ người mua hàng” phải có chữ ký và khớp với chữ ký trên “ phiếu chi” nếu thanh toán tiền mặt.
- Chữ ký trên bảng lương đa phần là tự ký nên phải ký nhiều màu, ký khác nét
- Bảng chấm công tự chấm bằng bút bi ko được đánh máy
- Hóa đơn đầu ra, đầu vào nên xếp theo thứ tự bảng kê mua vào, bán ra đã khai trên tờ khai hàng tháng/ hàng quý.
- Khi lập phiếu thu chi, nhập, xuất trong phần nội dung ghi chú thu, chi, nhập xuất theo hóa đơn số mấy, ngày…
- Lập bảng kê hóa đơn mua vào trên 20 triệu bằng cách trích lọc từ bảng kê mua vào và thêm cột ngày thanh toán và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Lập bảng kê hàng xuất nhập khẩu
6. Cách sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán
Kiểm tra lại xem chứng từ kế toán ra vào, hợp đồng kinh tế, hồ sơ nhân sự đã đúng quy định chưa? Kiểm tra xem chứng từ đã đầy đủ khớp với tờ khai hay chưa, thiếu những gì, phần nào, lưu ý lại để bổ sung. Sắp xếp hồ sơ khoa học vừa giúp bạn quản lý sổ sách dễ dàng hơn mà còn giúp quản lý đánh giá tốt hơn về năng lực của bạn.
Có 2 cách để sắp xếp chứng từ như sau:
Cách 1: Sắp xếp theo bộ chung, bộ riêng
Sắp xếp theo bộ chung:
- Tờ khai thuế xếp theo thứ tự: tờ khai 01/GTGT, bảng kê 01-2/GTGT, bảng kê 01-1/GTGT, tờ khai thuế TNCN tháng hoặc quý. Báo cáo sử dụng hóa đơn mẫu B26/AC theo quý…Sau đó xếp hóa đơn đầu vào và ra sắp theo quy trình tăng dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế quan “. Nếu có chứng từ thanh toán của hóa đơn mua vào thì kẹp luôn cùng đến khi có thanh, kiểm tra kiểm tra thuế không phải tìm lại ủy nhiệm chi chứng minh thanh toán qua ngân hàng”
- Mỗi hóa đơn đầu vào:
Nếu như hóa đơn < 20.000.000 mà thanh toán bằng tiền mặt: Hóa đơn kẹp với phiếu chi tiền + phiếu nhập kho
Giả sử hóa đơn > 20.000.000 mà thanh toán bằng tiền chuyển khoản: Hóa đơn kẹp với phiếu nhập kho + Ủy nhiệm chi photo + phiếu hạch toán.
- Mỗi hóa đơn đầu ra:
Nếu như thu ngay bằng tiền mặt: hóa đơn + phiếu thu + phiếu xuất kho
Nếu như thu bằng tiền chuyển khoản: hóa đơn + Phiếu xuất kho + hợp đồng + phiếu báo có photo
- Bảng đăng ký mã số thuế TNCN cho người lao động, Bảng cam kết 02/TNCN kẹp 1 tệp cùng CMND photo. Đăng ký giảm trừ gia cảnh (nếu có) HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ thuế TNCN.
- Hợp đồng mua bán kẹp cùng biên bản xác nhận công nợ xếp nhóm khách hàng, nhà cung cấp: đến ngày 31/12 hàng năm phẩy danh sách KH, NCC theo 131,331 để hoàn thiện. quan trọng nhất là NCC vì thuế họ sẽ căn cứ hợp đồng xem thời gian thanh toán, nếu trên sổ 331 vẫn còn phải trả mà trong hợp đồng hạn thanh toán đã hết thì sẽ bị loại hóa đơn chưa thanh toán nên phải lưu ý thời gian trong hợp đồng và biên bản đối chiếu.
Sắp xếp theo bộ riêng:
- Chứng từ ngân hàng:
- Phiếu xuất kho nội bộ (sản xuất, xây lắp): Đóng gộp tất cả thành một tập từ tháng một đến tháng mười hai trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì một tháng là một bộ
- Bảng phân bổ, khấu hao, bảng báo cáo Nhập – xuất – tồn các tài khoản:: 142,242,214, 152 (153;155;….): Đóng gộp tất cả thành một tập từ tháng một đến tháng mười hai trong năm phát sinh
- Biên bản kiểm kê tài sản cố định, kiểm kê tiền mặt, kiểm kê CCDC cuối năm
Cách 2: Sắp xếp chứng từ từng bộ độc lập
Sắp xếp chứng từ theo cách thức mỗi cái là một bộ, với bí quyết này mỗi loại chứng từ sắp thành trật tự tăng lên dần theo ngày, tháng, năm; độc lập với nhau.
- Tờ khai thuế quý: GTGT, TNCN, MB, báo cáo SDHĐ BC26, BCTC….tất cả những gì liên quan tới việc khai thuế thì gộp lại thành một bộ thứ tự từ tháng một tới tháng mười hai, hoặc quý I tới quý IV
- Hóa đơn đầu vào: sắp xếp theo trật tự tăng lên dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế quan thành một bộ có thứ tự từ tháng một tới tháng mười hai, hoặc quý I tới quý IV
- Hóa đơn đầu ra: sắp theo trật tự tăng lên dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế quan thành một bộ trật tự từ tháng một _ tới tháng mười hai, hoặc quý I tới quý IV
- Tiền mặt: Phiếu thu/ phiếu chi/ Kiểm kê quỹ (Đóng gộp tất cả phiếu thu/ phiếu chi/ kiểm kê quỹ thành một tập theo từng loại phiếu từ tháng một đến tháng mười hai trong năm phát sinh nếu như phát sinh ít, nếu phát sinh nhiều thì một tháng là một quyển).
- Tiền gửi ngân hàng: sắp xếp sổ phụ, giấy báo nợ, giấy báo có theo ngày tháng (Đóng thành file)
- Hóa đơn mua vào và bán ra xếp theo thứ tự ngày tháng (Lưu ý: thường xếp theo thứ tự ngày tháng và khớp với Bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào bán ra kèm theo).
- Kho: Bao gồm thẻ kho, phiếu xuất, phiếu nhập, lệnh xuất kho, giấy cung ứng giao nhận vật tư xếp theo ngày tháng (Đóng thành file)
- Biên bản kiểm kho theo quý tháng hoặc cuối niên độ kế toán tùy vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp (đóng thành quyển hoặc kẹp vào hóa đơn).
- Tài sản cố định và Công cụ dụng cụ: Tất cả giấy tờ liên quan đến 2 mảng này nếu phát sinh ít bạn có thể gộp lại đóng chung, nếu phát sinh nhiều thì đóng riêng.
- Chứng từ nghiệp vụ khác: in và kẹp thành 1 file.
- Nhân sự: Hợp đồng lao động (cả có thời hạn và thời vụ, thử việc), Bảng chấm công, bảng lương,tạm ứng lương, quyết định tăng lương phiếu chi lương hoặc chứng từ chuyển khoản, chứng minh nhân dân, cam kết 02,… nói chung tất cả những gì liên quan đến nhân sự thì gộp lại, của ai ghim đúng vị trí người đó; kí tá, dấu má đầy đủ và chữ ký của một người phải thống nhất trên mọi văn bản liên quan.
- Hồ sơ thuế: Bao gồm các loại tờ khai thuế đầy đủ từ lần đầu, bổ sung, báo cáo THSDHĐ, kê khai các thuế khác, bảng kê mua vào bán ra, giấy nộp thuế, nộp hộ (nếu có). Nói chung cứ cái gì liên quan đến thuế thì xếp chung một file.
- Bảo hiểm: tất cả các hồ sơ tăng, giảm, chế độ bảo hiểm đau ốm thai sản, nộp bảo hiểm,… đóng thành một file.
- Hồ sơ vay, mượn: Mượn tiền cá nhân, vay tiền ngân hàng, hợp đồng ra sao, chi trả thế nào các bạn đóng vào một tệp.
- Hợp đồng: Hợp đồng đầu vào đóng thành 1 file, hợp đồng đầu ra đóng thành 1 file. Dự thầu này nọ làm 1 file. Nên ghi chú cho từng hợp đồng số hóa đơn, những lần chuyển tiền và thanh toán, mức độ hoàn thành…
- Giá thành công trình: Phần này các bạn nên tập hợp chi phí của công trình nào riêng công trình đó, kẹp theo các phiếu xuất, mua vật tư, tiến độ hoàn thành,….
- Hồ sơ khác: file này bạn lưu tất cả những gì ngoài các mục trên.
- Bộ báo cáo tài chính đầy đủ.
- Nếu doanh nghiệp các bạn đang làm có nhiều danh mục như đầu tư tài chính, lĩnh vực khác các bạn có thể mở thêm file chi tiết. Để dễ hiểu và người khác dễ hiểu không mất công giải thích.