THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN ( VPĐD)

04/04/2020

Văn phòng đại diện (VPĐD)là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.

– Về hoạt động kinh doanh: VPĐD được lập ra với chức năng là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. VPĐD được thực hiện các hình thức xúc tiến thương mại (hợp đồng quảng cáo xúc tiến sản phẩm), nhưng không được thực hiện hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp.

– Về thẩm quyền: Riêng về việc ký kết hợp đồng của VPĐD thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, VPĐD không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.

– Về tài chính: Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của VPĐD. Việc hạch toán của VPĐD là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

 Tương tự như thành lập chi nhánh công ty, không phải cá nhân hay tổ chức nào cũng am hiểu quy trình cũng như những điều kiện đi kèm khi thành lập VPĐD. Vì vậy, An Hòa gửi đến quý khách hàng các dịch vụ An Hòa cung cấp như thành lập như công ty Cổ Phần và Doanh nghiệp Tư nhân. (Quý khách hàng có thể xem chi tiết khi ấn vào loại hình công ty).

I/. Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện công ty

  1. Tên chi nhánh: tên của VPĐD không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với các VPĐD khác của doanh nghiệp đã đăng ký trước trong toàn quốc gia.
  • Tên VPĐD phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
  • Tên VPĐD phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
  • Tên VPĐD phải được viết hoặc gắn tại trụ sở VPĐD. Tên VPĐD được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do VPĐD phát hành.
  1. Địa chỉ trụ sở VPĐD: phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
    Tương tự như trụ sở công ty, địa chỉ đăng ký trụ sở chính của VPĐD không được là nhà tập thể, nhà chung cư. Nếu là nhà riêng mà có số phòng thì cũng cần cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng). Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm VPĐD, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập VPĐD công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:
  • Hợp đồng thuê văn phòng,
  • Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê.
  • Bản sao Chứng minh thư, hộ khẩu của bên cho thuê
  1. Điều kiện về ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh của VPĐD phải khớp với ngành nghề kinh doanh của công ty.
  2. Điều kiện về người đứng đầu chi nhánh
  • Đầy đủ các Thông tin cá nhân của người đứng đầu VPĐD;
  • Không thuộc trường hợp cấm theo quy định của luật của doanh nghiệ
  • Đối với người đứng đầu VPĐD là người Việt Nam: Cung cấp bản sao công chứng Chứng minh thư nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;
  • Đối với người đứng đầu VPĐD  là người nước ngoài: Cung cấp bản sao công chứng Hộ chiếu và Thẻ tạm trú;

Lưu ý: Người đứng đầu văn phòng đại diện không thuộc một trong các trường hợp sau:

  • Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
  • Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
  • Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
  • Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
  • Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
  • Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.

II/. Hồ sơ thành lập VPĐD

  1. Thông báo về việc đăng ký hoạt động VPĐD (Phụ lục II-11, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT); hoặc Thông báo về việc lập VPĐD ở nước ngoài (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT).
  2. Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập VPĐD;
  3. Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD;
  4. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của người đứng đầu VPĐD.
  5. Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-18, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.
  6. Hợp đồng cung cấp dịch vụ pháp lý (Hợp đồng ủy quyền) để ủy quyền cho An Hòa thực hiện dịch vụ thành lập VPĐD.
  7. Số lượng hồ sơ: 02  (bộ). Trong đó 01 bộ nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh, 01 bộ lưu lại cho công ty sau này.

III/. Thủ tục thành lập VPĐD

1, Khách hàng cung cấp

Bản sao công chứng Chứng minh thư nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của người đứng đầu VPĐD.

2, An Hòa sẽ soạn thảo hồ sơ thành lập VPĐD sau khi đã thống nhất về tên VPĐD, trụ sở, ngành nghề, người đứng đầu VPĐD….để khách hàng ký.

3, Nộp hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ: Sở kế hoạch và đầu tư
Thời gian: 03 ngày làm việc (kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ).

4, Hoàn tất các thủ tục liên quan sau khi thành lập VPĐD

– Tiến hành công bố nội dung đăng ký thành lập VPĐD công ty lên cổng thông tin điện tử quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày có giấy phép đăng ký kinh doanh để tránh bị xử phạt hành chính.

– Tiến hành treo bảng hiệu cho VPĐD công ty, việc treo bảng hiệu cần sớm thực hiện, vì cơ quan thuế có thể tiến hành kiểm tra bất cứ lúc nào.

– Đối với VPĐD là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích. Thì phải thực hiện kê khai và đóng thuế môn bài cho VPĐD theo đúng định kỳ được pháp luật quy định. Đặc biệt việc kê khai thuế môn bài phải thực hiện trong vòng 30 ngày.

–  Đối với VPĐD thực hiện các hoạt động như đại diện, tiếp thị, tìm hiểu thị trường không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hoàng hòa dịch vụ thì không phải đóng thuế môn bài.

– Về việc sử dụng và phát hành hóa đơn: Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không có thu nhập từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nên không phải phát hành và sử dụng hóa đơn;

Văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng (Quý) đối với những sắc thuế Văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay; các sắc thuế không phát sinh, Văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế.

– Thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự của VPĐD: VPĐD có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên VPĐD.

– Về con dấu: VPĐD không phải là một pháp nhân độc lập, VPĐD được lập ra nhằm mục đích thực hiện các chức năng thu thập thông tin, quảng bá giới thiệu sản phẩm, thay mặt doanh nghiệp về hành chính và không được thay mặt doanh nghiệp để thực hiện các công việc sinh lời trực tiếp nếu như không có sự ủy quyền từ phía công ty mẹ.  Do vậy, VPĐD có con dấu hay không không phải là quy định bắt buộc, VPĐD có quyền đăng ký con dấu riêng để thuận tiện cho quá trình hoạt động nhưng vẫn có thể sử dụng con dấu của trụ sở chính theo quy định cụ thể của công ty nhằm thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty theo ủy quyền. Trong quá trình hoạt động, văn phòng đại diện chỉ được phép ký kết hợp đồng khi có sự ủy quyền của công ty mẹ và trên hợp đồng sẽ đóng dấu theo con dấu của công ty mẹ, văn phòng đại diện không được phép sử dụng con dấu riêng.

IV/. Ưu nhược điểm của thành lập VPĐD

  1. Ưu điểm:

– Thủ tục xin giấy phép và đăng ký hoạt động đơn giản.

– Được cấp giấy phép và con dấu tròn riêng.

– Được tuyển dụng nhân viên vào làm việc cho văn phòng không giới hạn số lượng.

– Được miễn các thủ tục kê khai thuế, bảo hiểm, không phải lập sổ sách kế toán, báo cáo tài chính…

– Không phải nộp thuế môn bài nếu VPĐD không có hoạt động sản xuất kinh doanh .

– Thủ tục đóng cửa, giải thể đơn giản.

  1. Nhược điểm:

– Không được phép trực tiếp tiến hành các hoạt động mua bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, tích trữ hàng tồn kho…

– Không được phát hành hoá đơn.

– Không được phép tham gia ký các hợp đồng kinh tế trừ khi có uỷ quyền của công ty mẹ.

Quý khách hàng cần dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp chuyên nghiệp và hiệu quả cũng như an toàn pháp lý, nhanh chóng chỉ cần nhấc điện thoại và gọi cho An Hòa hoặc để lại lời nhắn cho chúng tôi để được tư vấn và thực hiện dịch vụ tốt nhất với chi phí hợp lý nhất, thời gian nhanh nhất.