Doanh nghiệp có thể “chết” ngay cả khi kinh doanh có lãi – điều phi lý ấy lại thường xuyên xảy ra.
Hiện nay có một thực trạng ở nhiều công ty là hoạt động bán hàng tăng trưởng tốt, kinh doanh có lãi, hợp đồng thậm chí có giá trị lớn, nhất là tại các công ty xây lắp, nhưng doanh nghiệp không biết cách quản lý tài chính có thể dẫn đến phá sản hoặc thanh lý…. Vì vậy cần phải hiểu được hệ thống quản lý tài chính là gì? Để đảm bảo doanh nghiệp quản lý tốt hệ thống tài chính thì cần gì? Hãy cùng An Hòa tìm hiểu và xây dựng nên hệ thống quản lý tài chính tại doanh nghiệp mình nhé.
Hệ thống quản lý tài chính doanh nghiệp là một chức năng được sử dụng để quản lý tài nguyên, cơ sở vật chất và tài sản tài chính của doanh nghiệp. Ngày nay các công ty vừa và lớn thường có một đội ngũ kế toán ( Phòng kế toán – Tài chính) hoặc nhà phân tích kinh doanh để xử lý nhiệm vụ này. Còn hiện tại hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ thường tự tiến hành phân tích tài chính doanh nghiệp mình. Vì vậy chủ doanh nghiệp cũng phải nắm được một số kiến thức tài chình về quản lý tài chính như sau:
Quản lý tài chính bao gồm từ việc lập kế hoạch để sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả, xuyên suốt quá trình thực hiện dự án để đảm bảo việc thực hiện đi đúng với kế hoạch và mục tiêu đề ra, đồng thời phải theo dõi và điều chỉnh đúng lúc, quản lý quá trình thu chi, công nợ của khách hàng, đối tác… để từ đó cập nhật các báo cáo chính xác cho cấp trên cũng như lãnh đạo công ty.
1, Kỹ năng quản lý tài chính cơ bản người quản lý cần nắm rõ:
Theo nghiên cứu của các chuyên gia tài chính, để trở thành một người quản lý tốt, trước hết bạn cần nắm vững những kiến thức quản lý tài chính cơ bản sau đây để tránh lãng phí nguồn nhân lực và đưa ra những quyết định sai lầm gây ảnh hưởng đến hiệu quả của công ty hay thậm chí là thua lỗ.
– Các vấn đề về kiểm soát tài chính bao gồm dòng tiền vào và ra, doanh thu, lợi nhuận và các chi phí của doanh nghiệp
– Hiểu rõ các thông số trên báo cáo tài chính của công ty
– Biết lập kế hoạch tài chính và dự trù ngân sách cho các kế hoạch thực thi
– Biết phân tích tài chính của các dự toán kinh doanh cũng như ảnh hưởng tài chính đến hiệu quả đầu tư
- Phân biệt tiền mặt và tiền trong tài khoản khi quản lý tài chính
Có hai phương thức kế toán dùng để lưu lại các giao dịch: tiền mặt và chuyển khoản. Việc nắm được sự khác nhau giữa hai phương thức này giúp các bậc quản lý có thể quản lý dòng tiền thu chi, nghĩa vụ đối với các nhà đầu tư cũng như các khoản phải thu đối với khách hàng.
- Các báo cáo tài chính cơ bản trong quản lý tài chính
Cụ thể các quản lý cần nắm được các thông tin như sau:
– Ý nghĩa các thông tin được trình bày trong báo cáo tài chính?
– Những hoạt động bạn có liên quan được phản ánh trong báo cáo tài chính như thế nào?
– Liệu công ty bạn có sử dụng một mẫu báo cáo tài chính khác dành riêng cho báo cáo nội bộ?
– Bạn có hiểu được việc sử dụng báo cáo tài chính này để tăng hiệu quả tài chính và hoạt động cho kỳ sau?
- Dự trù ngân sách là công việc quan trọng của quản lý tài chính
Các nhà quản lý cần phải biết lên dự trù ngân sách, các lượng tài nguyên mà bạn cần để có thể đạt được các mục tiêu và kế hoạch hành động cho năm tài chính tiêp theo. Trong quá trình lên dự trù ngân sách, bạn cần phải trả lời được câu hỏi là các nguồn lực này sẽ được sử dụng như thế nào và liệu có thể sử dụng hiệu quả hơn như thế nào? Các khoản chi cần phải hợp lý, phù hợp với kế hoạch hành động cũng như chiến lược chung của công ty trong năm tài chính tới.
- Phân tích tài chính vốn đầu tư và các dự án chiến lược
Các nhà quản lý nên nắm được khái niệm lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI) , hoàn vốn, giá trị hiện tại ròng (NPV) và tỷ lệ hoàn vốn nội bộ (IRR). Các nhà quản lý nên hiểu được các tác động tài chính từ các quyết định của mình và làm thế nào để sử dụng các thông tin tài chính này để cải thiện hiệu suất của công ty họ.
Kỹ năng quản lý tài chính là một kỹ năng không thể thiếu mà các nhà quản lý cần có để đảm bảo các quyết định của họ đưa ra là hợp lý và góp phần tăng doanh thu cũng như lợi nhuận cho công ty.
2, Nguyên tắc quản lý tài chính doanh nghiệp
Tuy nhiên, ngoài việc nhà quản lý nắm được kỹ năng quản lý hay doanh nghiệp có quy mô (hệ thống kế toán, chuyên gia phân tích….) như thế nào hay hoạt động trong lĩnh vực gì cũng cần tuân thủ các nguyên tắc quản lý tài chính sau:
- Quản lý tài chính một cách có hệ thống
Quản lý tài chính doanh nghiệp một cách có hệ thống, khoa học và hợp lý là tiền đề để tạo nên sự thịnh vượng cho doanh nghiệp. Các thẻ tín dụng, tài khoản ngân hàng, các khoản vay cá nhân và tổ chức, tài khoản người môi giới, thế chấp, quỹ lương v.v đều phải được thống kê và theo dõi liên tục.
Hiện nay có nhiều phần mềm kế toán, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP có thể cung cấp giải pháp quản lý tài chính toàn diện, giúp doanh nghiệp theo dõi tất các các khoản mục trên, thực hiện thanh toán đúng thời hạn, đưa ra các quyết định chi tiêu và nhiều chức năng khác.
Khi nhập tài khoản và số dư của mình vào phần mềm quản lý ngân sách, bạn sẽ không bị mất quá nhiều thời gian để sắp xếp và xử lý số liệu, để có thể tập trung vào việc lên kế hoạch và đưa ra các chiến lược.
- Chi phải ít hơn thu
Các phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp cung cấp các công cụ mạnh mẽ để giúp bạn theo dõi và lập ngân sách chi tiêu để từng bước đạt được các mục tiêu dài hạn của mình.
Nếu bạn biết cách theo dõi tài chính của doanh nghiệp và biết mình đang chi tiêu lãng phí ở đâu, bạn sẽ có thể kiểm soát tốt tình hình tài chính của mình. Cách tốt nhất để đảm bảo rằng bạn có thể giải quyết tất cả các khoản nợ hoặc tránh nợ nần ngay từ đầu, đó là không bao giờ chi tiêu nhiều hơn lợi nhuận bạn kiếm được.
- Dùng tiền để tạo ra tiền
Hãy tận dụng nguyên lý giá trị thời gian của tiền tệ. Giá trị thời gian của tiền thể hiện sự thay đổi giá trị của tài sản doanh nghiệp theo thời gian, phụ thuộc vào lãi suất và các yếu tố khác.
Liên tục đầu tư các khoản tiền rảnh rỗi của mình là nguyên tắc bắt buộc trong quản lý tài chính để tạo ra nhiều lợi nhuận hơn nữa. Các khoản đầu tư hiệu quả, có tỷ suất lợi nhuận cao sẽ tạo ra dòng tiền thu về rất lớn và củng cố cho sức mạnh tài chính của doanh nghiệp
- Hạn chế nợ đối với tài sản tạo thu nhập (tiêu sản)
TIÊU SẢN là những gì bạn bỏ tiền từ trong túi ra để sở hữu chúng, sau đó bạn lại phải tiếp tục bỏ tiền ra để “nuôi” hoặc duy trì chúng. Các tiêu sản bao gồm nợ vay ngân hàng (chi phí sử dụng vốn), nợ thẻ tín dụng, tiền thuê nhà và cơ sở vật chất, các tài sản bị hao mòn khác, thuế… Các loại chi phí này sẽ tăng dần theo thời gian mà bạn sở hữu hoặc sử dụng chúng.
Do đó, nếu bạn phải mắc nợ, hãy mắc nợ một cách không ngoan và dành ngân sách cho các mặt hàng giữ giá trị của chúng theo thời gian, như thật bất động sản, các khoàn đầu tư tài chính, đào tạo nhân viên hoặc văn hóa công ty.
- Cân bằng giữa rủi ro và tỷ suất sinh lợi
Nhà quản lý tài chính chắc chắn phải biết đến nguyên tắc cân bằng giữa rủi ro và lợi suất: Một mức rủi ro thấp sẽ đi kèm với một tỷ suất sinh lợi thấp và ngược lại, mức rủi ro cao hơn sẽ đi kèm với tỷ suất sinh lợi cao hơn. Nói cách khác, nguyên tắc này cho thấy một khoản tiền đầu tư chỉ có thể đạt được mức sinh lợi cao khi bạn cũng có đủ khả năng chấp nhận một khả năng thua lỗ tương ứng.
Tuy nhiên để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp có thể đa dạng hóa lĩnh vực đầu tư hoặc danh mục sản phẩm của mình. Nếu bạn đa dạng hóa các khoản đầu tư của mình, một sản phẩm thất bại sẽ không ảnh hưởng nghiêm trọng đến danh mục đầu tư tổng thể của bạn.
- Lưu ý đến thuế
Tất cả chúng ta đều biết rằng bất kỳ khoản tiền nào bạn kiếm được sẽ bị đánh thuế. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải xem xét các tác động thuế liên quan cho mỗi khoản đầu tư
Có thể lấy ví dụ cùng là quyết định đầu tư vào xây dựng nhà xưởng (tài sản cố định) doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt với lựa chọn mức ưu đãi thuế hoặc ưu đãi thuế sử dụng đất, tài nguyên ở những địa phương khác nhau. Đôi lúc chính sách thuế ưu đãi của địa phương sẽ là đòn bẩy giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn song cũng có thể sẽ tác động theo chiều ngược lại.
- Luôn có phương án dự phòng
Bất chấp những nỗ lực tốt nhất của bạn, bạn sẽ phải đối mặt với những trường hợp khẩn cấp không lường trước được. Hãy luôn duy trì các quỹ tiết kiệm dự phòng, dự trữ và sử dụng các dịch vụ bảo hiểm để có thể vượt qua các khủng hoảng bất ngờ do làm ăn thua lỗ hoặc do bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn…
Duy trì các khoản dự phòng có thể giúp bạn phòng ngừa rủi ro và quản lý tác động của thiệt hại. Hãy đảm bảo rằng những rủi ro tài chính bất ngờ không làm hỏng mục tiêu dài hạn và an ninh tài chính của doanh nghiệp.
3, Sử dụng bộ chỉ số đánh giá sức khỏe tài chính doanh nghiệp
Mỗi phép đo lường tài chính cung cấp những đặc điểm riêng biệt về tình hình tài chính của doanh nghiệp như về dòng tiền doanh nghiệp hoặc về báo cáo tài chính. Kết hợp nhiều phương pháp đo lường tài chính khác nhau sẽ tiết lộ nhiều đặc điểm khác nhau về tình hình tài chính doanh nghiệp hơn là việc chỉ xem riêng lẻ từng phép đo.
Các nhà quản trị tài chính doanh nghiệp cần định kỳ xác định và so sánh các chỉ tiêu tài chính căn bản theo thời gian hoặc so với mục tiêu cần đạt được theo thời gian hoặc so với mục tiêu cần đạt được để đánh giá thực trạng và diễn biến tình hình tài chính của doanh nghiệp hàng năm theo 6 nội dung căn bản sau:
- Thứ nhất: Tình hình nguồn vốn
Trong đó:
TS: Tổng tài sản; NPT: tổng nợ phải trả; NNH: Nợ ngắn hạn; NTH: Nợ tới hạn; NDH: Nợ dài hạn; VĐL: Vốn điều lệ
Về cơ bản khi các hệ số nợ trên tài sản, nợ trên vốn chủ sở hữu, nợ trên vốn điều lệ, nợ ngắn hạn trên tổng nợ và nợ tới hạn trên nợ ngắn hạn cao và có xu hướng ngày càng tăng thì sự phụ thuộc về tài chính của doanh nghiệp trong chính sách huy động vốn càng cao…
- Thứ hai: Tình hình tài sản
Trong đó:
TS: Tổng tài sản; TSCĐ: Tài sản cố định; BĐSĐT: bất động sản đầu tư; TSNH: tài sản ngắn hạn; TSDH: tài sản dài hạn
ĐTTCNH: đầu tư tài chính ngắn hạn; ĐTTCDH: đầu tư tài chính dài hạn
Chỉ tiêu tổng tài sản phản ánh quy mô tài sản và nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp. Chỉ số này sẽ chỉ ra quy mô vốn của doanh nghiệp đang trong tình hình tăng trưởng hay suy thoái.
Các hệ số còn lại trong bảng trên cho biết thực trạng và diễn biến cơ cấu đầu tư tài sản của doanh nghiệp mỗi năm
- Thứ ba: Tình hình tài trợ
Trong đó:
TS: Tổng tài sản; VCSH: Vốn chủ sở hữu; NDH: Nợ dài hạn; TSDH: tài sản dài hạn; TSCĐ: Tài sản cố định
Chỉ tiêu 1 và 2 trong bảng trên sẽ cho chủ doanh nghiệp biết thực trạng và diễn biến tình hình huy động vốn để phục vụ nhu cầu tài trợ cho đầu tư tài sản của doanh nghiệp ổn định, an toàn hay mạo hiểm.
Hai chỉ tiêu còn lại sẽ chỉ ra thực trạng và biến động trong họat động tự tài trợ của doanh nghiệp cho nhu cầu đầu tư tài sản bằng nguồn vốn tự có.
- Thứ tư: Tình hình thanh toán
Trong đó:
TS: Tổng tài sản; NPT: tổng nợ phải trả; NNH: Nợ ngắn hạn; NTH: Nợ tới hạn; TSNH: tài sản ngắn hạn; TVTĐT: tiến và các khoản tương đương tiền
Doanh nghiệp sẽ đương đầu với nguy cơ nếu các 4 hệ số trên càng thấp và biến động giảm vì điều này chứng tỏ khả năng ứng phó của doanh nghiệp với các nghĩa vụ thanh toán thấp và giảm.
Nhưng ngược lại thì đó là dấu hiệu cải thiện tình hình thanh toán của doanh nghiệp.
- Thứ năm: Tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp
Trong đó:
- TLCT: tổng luân chuyển thuần = doanh thu thuần+ doanh thu tài chính+ thu nhập khác
- SN: Tổng số ngày trong kỳ
- DTT: doanh thu thuần
- GV: giá vốn
- TSbq: tổng tài sản bình quân
- TSNHbq: tài sản ngắn hạn bình quân
- HTKbq: Hàng tồn kho bình quân
- VCSHbq: Vốn chủ sở hữu bình quân
- PTbq: các khoản phải thu bình quân
Các chỉ tiêu số vòng luân chuyển vốn càng lớn, kỳ luân chuyển vốn càng nhỏ và biến động ngày càng tăng chứng tỏ hiệu suất sử dụng vốn cao, hứa hẹn tình hình tài chính của doanh nghiệp tốt.
Ngược lại hiệu suất sử dụng vốn thấp và xu hướng giảm cho thấy năng lực hoạt động và hiệu quả quản trị vốn bị suy giảm.
- Thứ sáu: Tình hình sinh lời của doanh nghiệp
Trong đó:
- TLCT: tổng luân chuyển thuần = doanh thu thuần+ doanh thu tài chính+ thu nhập khác
- EBIT: Lợi nhuận trước thuế và lãi vay
- TSbq: tổng tài sản bình quân
- NI: Lợi nhuận sau thuế (ròng)
- VCSHbq: Vốn chủ sở hữu bình quân
Các hệ số sinh lời càng cao và biến động tăng cho biết các chính sách tài chính của doanh nghiệp đang phát huy tác dụng và đem lại hiệu quả hoạt động kinh doanh cao.
Ngược lại, các hệ số sinh lời thấp hoặc âm và biến động ngày càng thấp chứng tỏ hiệu quả hoạt động và tình hình hoạt động của doanh nghiệp đang xấu đi…
- Ngoài ra Doanh nghiệp có thể sử dụng bộ chỉ tiêu tài chính thường phải chú ý khi làm báo cáo tài chính vay vốn ngân hàng như sau:
+ Tỷ số thanh toán hiện hành = Tài sản lưu động/nợ ngắn hạn. Tỉ số này phải > 1 mới gọi là hiệu quả ít nhất trong thời gian của báo cáo tài chính. Tình hình tài chính của Công ty là lành mạnh.
+ Tỷ số thanh toán nhanh = (Tiền mặt + TSLĐ khác + Phải thu)/nợ ngắn hạn. Tỷ số này thường > 0,5 là chấp nhận được.
+ Hệ số thanh toán nợ dài hạn = Giá trị còn lại của TSCĐ hình thành từ vốn vay/(Tổng số nợ dài hạn – giá trị TSCDDD hình thành từ vốn vay). Hệ số này > 1 là tốt nhất. Chứng tỏ có khả năng trợ nợ dài hạn tốt hơn. Ngân hàng thích điều này.
+ Hệ số nợ: Nợ phải trả/Vốn CSH. Hệ số này càng nhỏ càng tốt. Vì càng nợ ít càng tốt.
+ Tỷ suất tự tài trợ: VCSH/tổng nguồn vốn. Càng lớn càng tốt. Càng giảm được mức độ rủi ro cho doanh nghiệp, có khả năng trả nợ cho Ngân hàng.
+ Vòng quay các khoản phải thu = Doanh thu/(phải thu khách hàng bình quân đầu kỳ + cuối kỳ). Chỉ tiêu này khoảng bằng 2 là đẹp. Chỉ số này càng cao càng thu hồi nợ chậm, nhưng thu hồi nợ nhanh quá lại không tốt lắm còn yếu tố quan hệ khách hàng nữa.
+ Vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn/Hàng tồn kho bình quân. Chỉ tiêu này đừng để cao quá hoặc thấp quá. Thấp nghĩa là hàng bán chậm, bán hàng kém hiệu quả, mà cao quá thì không có hàng dự trữ để có kế hoạch kinh doanh.
+ Vòng quay VLĐ = Doanh thu/VLĐ bình quân. Cái này tùy thuộc vào đơn vị bạn, nếu là thương mại thì cần cao nhưng xây dựng thì không quá cao cũng được. Nó thể hiện khả năng thu hồi vốn.
+ Sức sản xuất TSCĐ: Doanh thu/Giá trị TSCĐ
+ Sức sinh lợi TSCĐ: Lơi nhuận sau thuế/giá trị TSCĐ
=> hai chỉ số này càng cao càng tốt. Nó cho thấy doanh thu và lợi nhận sử dụng vốn là hiệu quả.
Trên đây là khái niệm về quản lý tài chính và hệ thống quản lý tài chính cùng một số kỹ năng và nguyên tắc để có thể hỗ trợ doanh nghiệp về mặt quản lý tài chính. Tuy nhiên đối với một số doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện chưa có bộ máy kế toán thì với lời khuyên của các chuyên gia kinh tế nên sử dụng dịch vụ của các công ty chuyên về dịch vụ kế toán – thuế. Đối với các công ty đã có bộ máy kế toán thì cần cũng cần hoàn thiện, cần xác định, phân chia chức năng nhiệm vụ chi tiết đối với từng hành kế toán và xác định nội dung từng phần việc đảm nhiệm đối với kế toán quản trị:
- Tổ chức đào tạo chuyên môn nghiệp vụ;
- Thường xuyên cập nhật những chính sách kế toán, thông tư nghị định mới ban hành đối với nhân viên kế toán các phần hành kế toán;
- Xây dựng sơ đồ phối kết hợp giữa các bộ phận phần hành kế toán để kết hợp làm việc linh hoạt, hiệu quả;
- Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán;
- Hoàn thiện xây dựng báo cáo kế toán
Xây dựng hệ thống kế toán quản trị
Ngoài việc xây dựng báo cáo kế toán theo yêu cầu của chế độ kế toán hiện hành, công ty nên xây dựng hệ thống báo cáo quản trị chi tiết như báo cáo chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp; báo cáo tồn kho, nhập hàng từng giai đoạn, báo cáo doanh thu theo đối tượng khách hàng…
Cùng với các công cụ trên việc sử dụng phần mền kế toán nhằm hỗ trợ việc cập nhật các số liệu kế toán cũng như lên các báo cáo phục vụ công tác quản trị một cách nhanh nhất, hiệu quả. Không những thế các phần mềm cho phép phân quyền sử dụng và cung cấp báo cáo kịp thời khiến người đứng đầu doanh nghiệp luôn nắm bắt tức thời tình hình doanh thu của doanh nghiệp mình và phát hiện bất thường gần như ngay lập tức.
