Quy trình thanh kiểm tra BHXH tại DN.
Nhằm hạn chế tình trạng nợ đọng và thực hiện mục tiêu đảm bảo quyền lợi cho người lao động, cho doanh nghiệp, đảm bảo công bằng trong sản xuất kinh doanh giữa các doanh nghiệp. Hiện nay việc thanh kiểm tra của các cơ quan BHXH diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên không phải kế toán nào cũng nắm được quy trình thanh kiểm tra BHXH nên dễ mắc lỗi và bị phạt. Do vậy Tư Vấn Thuế An Hòa chia sẻ một số kinh nghiệm cho kế toán trong việc thanh kiểm tra BHXH như sau:
1️⃣Quy trình thanh kiểm tra BHXH
Khi bị thanh tra BHXH, Doanh nghiệp cần soát xét lại các hồ sơ sau:
– Xây dựng thang bảng lương, chú ý nhóm đối tượng qua đào tạo, nặng nhọc độc hại, thời gian nâng lương (tức nâng bậc hàng năm từ bậc 1 lên 2 lên 3…)
– Hợp đồng của các đối tượng trên cần chú ý sắp xếp lương đúng ngạch, đúng bậc trong thang bảng lương. Các điều khoản trong hợp đồng lao động phải đúng luật.
– Có các quyết định liên quan đến các khoản phục cấp không đóng BHXH và có đóng BHXH.
– Bảng chấm công phải đúng luật lao động về thời gian làm thêm, làm đêm, nghỉ lễ, tết, nghỉ phép…
– Bảng lương phải chi trả đúng quy định về lương cơ bản, các khoản phụ cấp, các khoản làm thêm, làm đêm, nghỉ lễ, tết, phép. Nhưng đặc biệt phải chú ý làm sao để lương này tổng số các tháng phải khớp bằng đúng báo cáo thuế TNCN.
– Số lượng nhân viên trên bảng công, bảng lương phải bằng đúng trên tờ khai thuế TNCN đã báo cáo (gồm cả đóng BHXH cả không đóng BHXH đã giải trình khớp với báo cáo thuế TNCN).
– Tiền lương, phụ cấp, thưởng …và của toàn bộ nhân viên trong Doanh nghiệp của 12 tháng bằng đúng phát sinh của TK 334 đã báo cáo. Lưu ý phải khớp lương đến từng trăm đồng.
2️⃣Bộ tài liệu chuẩn bị phục vụ thanh kiểm tra BHXH.
Khi doanh nghiệp nhận được thông báo bị thanh kiểm tra, kế toán cần rà soát toàn bộ tài liệu liên quan đến bảo hiểm như sau:
– Nội quy lao động.
– Thang bảng lương.
– Thỏa ước lao động.
– Danh sách lao động (có theo dõi ngày vào làm ngày nghỉ làm).
– Hợp đồng lao động (tất cả mọi người và mọi giai đoạn hợp đồng).
– Bảng chấm công.
– Bảng lương chi tiết. Bảng Tổng hợp thanh toán tiền lương.
– Quyết định liên quan đến các khoản phụ cấp cho người lao động.
– Báo cáo tài chính phần chi phí lương.
– Quyết toán thuế TNCN.
– Các phiếu chi, giấy tờ liên quan đến chế độ ốm đau, thai sản, các chế độ khác cho người lao động có liên quan đến BHXH.
– Các phiếu chi liên quan đến việc thanh toán chế độ cho người nghỉ việc.
– Biên bản kiểm tra của các đoàn khác có liên quan trước đó (nếu có).
3️⃣Quy trình thanh kiểm tra BHXH:
Trên thực tế, tùy theo mỗi doanh nghiệp, mỗi Đoàn thanh tra bảo hiểm khác nhau sẽ có những quy trình khác nhau. Dưới đây là quy trình chung khi thanh kiểm tra BHXH:
– Cán bộ Thanh tra, yêu cầu Doanh nghiệp cung cấp các tài liệu liên quan đến bảo hiểm đã nếu ở trên.
– Cán bộ Thanh tra, thực hiện so sánh chi phí lương với bảng lương, bảng công thực tế tại Doanh nghiệp giữa các báo cáo, hồ sơ liên quan xem có khớp nhau không, như:
+ Kiểm tra hồ sơ lao động, nội dung hợp đồng lao động, thang bảng lương có khớp với hợp đồng không.
+ Kiểm tra mức lương trên hợp đồng có khớp với bảng lương không.
+ Kiểm tra các khoản phụ cấp có đóng BHXH không (xoáy sâu vào các khoản phụ cấp bắt buộc phải đóng BHXH).
+ Kiểm tra các ngày nghỉ chế độ BHXH có trùng với ngày đi làm thực tế không.
+ Kiểm tra bảng lương và phụ cấp lương của 12 tháng cộng lại có bằng chi phí lương trên báo cáo tài chính.
+ Kiểm tra số lượng nhân viên trên bảng công với số lượng nhân viên trên quyết toán thuế TNCN khớp hay lệch. Nếu lệch phải giải trình tại sao lệch.
+ Kiểm tra bảng chi tiết lương về cách thức trả lương, tính thời gian làm thêm, phụ cấp có BHXH hay không BHXH, đúng đủ lao động không, xếp đúng thang bảng lương không.
-Cán bộ Thanh tra, kiểm tra các ngày nghỉ phép trả đúng và đủ theo đối tượng lao không.
– Cán bộ Thanh tra, kiểm tra các ngày nghỉ lễ, tết xem đúng không, có trả đúng chế độ nếu đi làm thêm không.
– Cán bộ Thanh tra, kiểm tra việc làm thêm của NLĐ có được Doanh nghiệp yêu cầu làm thêm đúng quy định không, trả lương đúng quy định không.
– Cán bộ Thanh tra, kiểm tra hợp đồng thời vụ, những người không đóng BHXH.
– Cán bộ Thanh tra, kiểm tra hợp đồng thử việc đúng hay sai ( thường sai chủ yếu lương không xếp đúng thang bảng lương, thời gian thử việc sai đối tượng theo quy định).
– Cán bộ Thanh tra, kiểm tra sự đầy đủ hồ sơ lao động của từng đối tượng lao động.
– Cán bộ Thanh tra, kiểm tra thang bảng lương có đúng nhóm đối tượng không, có đúng bậc lương không. (thường các Doanh nghiệp bỏ qua đối tượng nặng nhọc, độc hại, các tiêu chuẩn chức danh chưa khớp với bảng lương thực).
– Cán bộ Thanh tra, kiểm tra nội quy lao động xem có đúng đối tượng không, kiểm tra các quy định đúng luật không.
– Cán bộ Thanh tra, kiểm tra bảng công những ngày chế độ thai sản, ốm đau, dưỡng sức có trùng không.
– Cán bộ Thanh tra, kiểm tra những lao động không đóng BHXH thuộc đối tượng nào. Nếu không đóng có chi trả BHXH vào lương không, cách thức trả đúng không. Kiểm tra xem đối tượng đó có phải thuộc đối tượng không phải đóng BHXH không.
