1. Hóa đơn xuất tạm ứng khi mới ký hợp đồng 30%:
– Đối với doanh nghiệp xây dựng, xây lắp thì không phải xuất hoá đơn cho khoản tạm ứng khi mới kí hợp đồng
2. Hóa đơn sai sót 1 vài đồng và vài trăm nghìn đồng
– Lập kê khai bổ sung khi làm điều chỉnh tốt nhất phô tô tất cả hóa đơn bị sai ra 01 tập kẹp với tờ khai điều chỉnh kỳ bị sai và kỳ phát hiện kê khai sai có điều chỉnh chỉ tiêu [37],[38]. Khi thuế hỏi là mình có ngay.- Nếu hóa đơn chỉ sai vài đồng hoặc vài trăm ví dụ: hóa đơn 16.262.265 nhưng kê khai 16.262.266 do tính nhảy số của HTKK => sai sót 1 đồng tốt nhất để kệ sai sót
3.Hóa đơn có giá trị trừ 20 triêu đồng trở lên để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật ( UNC, Séc, Biên bản đối trừ công nợ….)
4. Hóa đơn có giá trị lớn nhưng vẫn treo công nợ nhiều năm không thanh toán
– Hóa đơn trực tiếp, hay hóa đơn thuế GTGT nếu có giá trị lớn từ > 20 triệu trở lên nếu đến thời điểm thanh kiểm tra thuế tại doanh nghiệp mà vẫn treo công nợ tk 331 thì lập sẵn các chứng từ liên quan: hợp đồng trả chậm, giao nhận….để chuẩn bị giải trình
– Đối với ngành xây dựng vốn lưu động là huyết mạch sống còn, mà công nợ phải thu vào thì lâu lâu mới được nhận => thiếu vốn hay nói cách khác đói nghiêm trọng do không cần bằng được dòng tiền, nhận nhiều công trình thi công lớn nhưng không cân đối được tiền lưu động => việc treo nợ lâu năm không trả, không thanh toán chây ì với bên Bán mới dẫn đến tình trạng trên là chuyện bình thường
5. Vay và chi phí lãi vay
Đầu tiên doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ và không được để tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng cùng những khoản chi khác tương đương quá cao tại thời điểm đi vay vốn đặc biệt là thời điểm giải ngân. Nếu tồn quỹ quá cao thì chi phí lãi vay này cũng không được tính trừ khi quyết toán thuế TNDN. Xác định chi phí lãi vay hợp lệ:
– Đi vay để phục vụ cho hoạt động SXKD của doanh nghiệp: Các khoản chi phí thực tế phát sinh phải liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Các khoản chi phải có đầy đủ chứng từ, hoá đơn hợp pháp theo đúng quy định của pháp luật nhà nước.
– Lãi suất khoản tiền vay không vượt quá 150% lãi xuất cơ bản. Toàn bộ số tiền vay và lãi vay không đươc thanh toán bằng tiền mặt
6. Công trình đã nghiệm thu đã thu tiền nhưng vẫn không xuất HĐ
– Lỗi này xẩy ra nhiều nhất tại doanh nghiệp xây lắp. Bởi vì chủ đầu tư vì lý do nào đo thiếu vốn chưa trả tiền nên bên nhận thầu cũng không xuất hóa đơn dù đã nghiệm thu.Đã nhận tiền tạm ứng nhiều đợt, nhưng vẫn chưa có hợp đồng, không có hồ sơ chứng từ liên quan nào đến chủ đầu tư ,công nợ treo TK Có 131- Khắc phục: Xuất hóa đơn bù và bổ sung hợp đồng cho các khoản tạm ứng, trên hợp đồng ghi rõ các lần tạm ứng không cần xuất hóa đơn, chỉ xuất hóa đơn khi hai bên nghiệm thu hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng
7. Đối chiếu vật liệu dự toán với xuất kho
– Cán bộ thuế sẽ yêu cầu xuất tổng hợp vật tư đã xuất cho công trình/ căn cứ vào đây cán bộ sẽ đối chiếu với dự toán .Vật liệu nào không có trong dự toán sẽ Xuất Toán. Vật liệu nào vượt định mức về khối lượng sẽ quy ra giá trị vượt sẽ Xuất Toán
– Khắc phục: Nên khi lập sổ sách tính giá thành kế toán nên đối chiếu kỹ và thẽo sát vật tư với dự toán, nếu vượt hoặc không đúng vật tư theo dự toán thì phải có biện pháp xử lý kịp thời
8. Chứng từ ngân hàng ” Thiếu , mất “
– Dọn và di chuyển nhiều lần UNC mất khá => phải làm công văn lên ngân hàng xin sao y trích lục, tốn khá tiền phí
Phần do kế toán trước đó làm không theo dõi ngân hàng TK 112 trên sổ sách và báo cáo tài chính, tất cả đều bỏ hết hạch toán vào tk 111, nên doanh nghiệp cũng chủ quan nghĩ chẳng cần, cái nào còn thì còn ko còn thì quăng luôn khỏi lưu
– Khắc phục: Đối với UNC bị mất có thể sử dụng Giấy báo nợ, sao kê chi tiết tạm làm căn cứ giải trình, và cung cấp chứng từ bổ sung sau
9. Hóa đơn Nguyên vật liệu phục vụ công trình
– Hóa đơn sắt thép nếu mua cùng nơi địa phương thi công thì ok, nếu khác địa phương (do mua sắt Việt trì mà thi công Lào Cai) thi công thì nhớ phải chứng minh có hóa đơn vận chuyển nếu công ty không có xe tải vận chuyển => nếu không loại bỏ không được chấp nhận
– Khắc phục: Nếu vận chuyển thì phải có: lịch trình vận chuyển, định mức nhiên liệu cho phương tiện vận chuyển, phương tiện vận chuyển có thể là : xe đi thuê hoặc đi mượn, hoặc thuê đơn vị vận chuyển
– Có yếu tố phương tiện vận chuyển và thủ tục chưa đủ hợp lý phải có hợp đồng thi công trên hợp đồng ghi rõ có hạng mục sử dụng sắt thép, cát đá…. sử dụng cho công trình vì công ty mình chỉ là công ty nhận giao khoán Nhân công không bao thầu Nguyên vật liệu
10. Chứng minh Nguyên vật liệu phục vụ công trình
– Phô tô sao y hoặc phô to đóng dấu treo đều được công ty nhận giao thầu nhân công nên vật tư chỉ có vật tư phụ, nếu có hóa đơn sắt thép, cát đá… mua về thì phải chứng minh trên dự toán, hợp đồng, phụ lục hơp đồng, báo giá có hạng mục chủ đầu tư có giao khoán lại hạng mục công trình của nhà máy Sam Sung thì phần NVL có sắt thép, cát, đá, sỏi…phải ghi rõ là hạng mục nào có vật tư thì được phép đưa vào, vì hợp đồng giao khoán nhân công nên NVL đã được chủ đầu tư cung cấp
– Phải nhờ đơn vị chủ đầu tư xác nhận và ký lại hợp đồng do trước đó hợp đồng không có hạng mục vật tư, nguyên vật liệu, nhưng có sự thay đổi trong quá trình thi công có hạng mục cung cấp vật tư… khách hàng ký xác nhận nên toàn bộ sắt thép…được chấp nhận là chi phí hợp lý
– Hóa đơn xăng phải có định mức xăng dầu, lịch trình công tác, quyết định công tác phí…riêng khoản này tiền xăng bên mình hơi nhiều nên bị loại 01 phần, lịch trình công tác và định mức nhiên liệu do không làm từ trước nên phải huy động người rất nhiều để lập bảng kê và các thủ tục do các bác thuế yêu cầu
– Do xăng mua nhiều ngày liên tiếp mỗi ngày mấy trăm lít nên không hợp lý vì xe không thể đi 1 ngày mấy trăm lít được 01 ngày dù đi nhiều đi chăng nữa cũng trong vòng bán kính 100km cũng chỉ chấp nhận tối đa 30 lít cho loại xe bán tải, khi làm tại doanh nghiệp thì các bạn căn cứ thông số kỹ thuật của xe để đưa vào sao cho hợp lý
11. Lỗ được phép chuyển liên tục 5 năm, các năm trước có lỗ thì năm 2018 nhớ đính kèm phụ lục 03-2A. Phụ lục này có 2 tác dụng:
– Nếu năm 2018 lãi thì trên phụ lục gõ số lỗ cần chuyển vào cột ” số lỗ được chuyển trong phần tính thuế này”
– Nếu năm 2018 lỗ, thì trên phụ lục cột ” số lỗ được chuyển trong phần tính thuế này” để trống, mục đích chỉ là theo dõi số lỗ các năm và số lỗ đã chuyển các năm trước.
12. Phần quyết toán thuế TNDN
– Do sự khác biệt giữa kế toán và luật thuế: Gõ từ chỉ tiêu B2 cho tới B7. Đặc biệt chú ý các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, nhớ gõ vào chỉ tiêu B4.
– Phần đã xuất hóa đơn, ghi nhận trong năm 2018 nhưng bị thuế thanh tra kéo về các năm trước và đã truy thu, phạt nộp chậm thuế. Gõ vào chỉ tiêu B9 đến B11 tương ứng.
– Thuế suất công ty đang áp dụng là bao nhiêu để gõ thu nhập tính thuế vào các cột C7, C8, C9 tương ứng
– Doanh nghiệp có ưu đãi về thuế nhớ chọn phụ lục 03-3A, lưu ý các chỉ tiêu từ C11 đến C1531.
– Nhớ gõ số tiền thuế TNDN đã tạm tính và đã nộp vào NSNN của 04 quý của năm 2018 vào cột E1Căn cứ pháp lý : TT78/2014/TT-BTC, TT151/2014/TT-BTC, TT96/2015/TT-BTC…
13. Phần quyết toán thuế TNCN
– Người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên thì giảm trừ bản thân 9.000.000 đồng/tháng.
– Những anh chị em nào Doanh nghiệp quyết toán thay ( Tích ô cá nhân ủy quyền quyết toán thay ) : Giảm trừ bản thân 12 tháng Số còn lại ( Không tích ô cá nhân ủy quyền quyết toán thay: Giảm trừ theo số tháng thực tế làm việc.
– Về vấn đề giảm trừ người phù thuộc: Người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên thì giảm trừ người phù thuộc 3.600.000 đồng/tháng
– Giảm trừ tính từ khi phát sinh nuôi dưỡng
– Về vấn đề cam kết 02 để không phải khấu trừ thuế: Người lao động ký hợp đồng thời vụ dưới 3 tháng khi doanh nghiệp chi trả nếu: Mỗi lần chi trả dưới 2 triệu đồng/tháng thì không phải khấu trừ thuế TNCN gì cả.
– Mỗi lần chi trả từ 2 triệu đồng trở lên thì khấu trừ 10% thuế TNCN. Nếu không muốn khấu trừ 10% thuế TNCN thì làm cam kết 02 theo TT92/2015/TT-BTC nếu như ước tính cả năm thu nhập không vượt quá 108tr và có mst cá nhân tại thời điểm cam kết.
* Lưu ý : Cam kết 02 nếu có duy nhất thu nhập chứ không phải hiểu theo kiểu thu nhập duy nhất 1 nơi.
14. Sắp xếp sổ sách
a, Thuế giá trị gia tăng
– Sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai. Cần phải kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề photo ra một bản, lập bảng kê để riêng ra. Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản photo cần chuẩn bị kèm theo các công văn báo mất đã gửi cơ quan thuế. Các hóa đơn đầu ra hủy cần pho to kèm với biên bản hủy để riêng ra.
– Các hoá đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên bạn nên có bản sao chứng từ thanh toán kèm theo để đỡ mất công mỗi lần cán bộ thuế hỏi lại phải đi tìm trong đống sổ phụ ngân hàng.
– Tạo sẵn 1 file excel tổng hợp tất cả các báo cáo thuế để đối chiếu và cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.
b. Thuế Thu nhập cá nhân: Các hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị:
– Hợp đồng lao động (để xem xét việc trả lương Gross hay là lương Net; Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương kèm sẵn một file excel tổng hợp loại thuế này chuyển cho họ; Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng; Các chứng từ liên quan đến đăng ký giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận người phụ thuộc không có thu nhập, các bản sao giấy khai sinh. . .;Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài; Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp; Các giấy tờ khác liên quan.
c. Thuế Xuất nhập khẩu, thuế nhà thầu
Hồ sơ chuẩn bị để cán bộ thuế kiểm tra bao gồm: Các hợp đồng ngoại bản Tiếng Anh và tiếng Việt, nếu có dịch công chứng là tốt nhất; Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu như: CO, Quanlity,. . .;Tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu; Chứng từ nộp thuế; Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng (photo); Các tài liệu khác có liên quan.
d. Thuế tiêu thụ đặc biệt
Hồ sơ cần chuẩn bị:Các chứng minh thuế TTĐB đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu tại doanh nghiệp đối với đơn vị sản xuất mặt hàng chịu thuế; Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế ở khâu nhập khẩu và bán hàng trong nước; Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra; Các giấy tờ tài liệu khác có liên quan
đ. Thuế thu nhập doanh nghiệp
Ngoài các hồ sơ tài liệu đã chuẩn bị cho các loại thuế trên, thì bộ hồ sơ thuế TNDN cần chuẩn bị:
– Sổ sách kế toán đã in, ký, đóng dấu của doanh nghiệp…
– Chứng từ photo kẹp với phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán.
– Bảng tính giá thành dịch vụ, hàng hóa gia công sản xuất
– Hợp đồng mua bán
– Hồ sơ tài sản cố định
– Hồ sơ ngân hàng
– Các quyết định lương, quyết định khấu hao, quyết định thôi khấu hao
– Bảng tính khấu hao, bảng phân bổ chi phí, bảng phân bổ doanh thu
– Biên bản hủy hàng hỏng, biên bản kiêm kê kho, biên bản kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành…
– Tờ trình về các công việc, kế hoạch chi tiêu năm…
– Đối chiếu công nợ, xác nhận số dư ngân hàng, các quyết định xử lý công nợ, công văn đòi nợ từng lần
– Hồ sơ pháp lý công ty.
Căn cứ pháp lý : TT111/2013/TT-BTC, TT92/2015/
